EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Un proceso
administrativo es una serie o una secuencia de
actos regidos por un conjunto de reglas, políticas y/o actividades establecidas
en una empresa u organización, con la finalidad de potenciar
la eficiencia, consistencia y contabilidad de sus recursos humanos, técnicos y
materiales.
El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las
organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades
lucrativas y sociales.
El proceso administrativo
existe y es necesario para prevenir situaciones indeseadas en el futuro de la
organización y controlar la eficiencia y la eficacia de los recursos. Se
compone de 4 funciones elementales: Planeación, Organización, Ejecución y Control. A continuación, explicamos cada etapa del proceso.
ETAPAS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
Las etapas del proceso
administrativo son conocidas con las siglas PODC de Planificación,
Organización, Dirección y Control. Estas cuatro fases son cíclicas y repetidas
por cada objetivo establecido por la empresa u organización. Generalmente,
estas etapas son divididas en dos grandes fases:
Fase
mecánica: Planificación ¿Qué se debe hacer? y Organización ¿Cómo
se debe hacer? En esta se establece lo que se va a hacer y se dispone una
estructura para hacerlo.
Fase
dinámica: Dirección ¿Cómo se está haciendo? y Control ¿Cómo se
realizó? Se puntualiza el cómo se maneja el organismo que se ha estructurado
anteriormente.
1. PLANEACIÓN
Esta función es la primera
que debe ejercer el cuerpo administrativo de una empresa. Aquí es donde serán
previstos los objetivos y metas que deberá cumplir la empresa y los métodos a
llevar a cabo.
Es el primer paso a dar,
consiste en saber por anticipado qué se va a hacer, la dirección a seguir, qué
se quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién, cuándo y cómo lo va a
hacer.
Algunas de las actividades
más importantes de la planeación son:
ü Predefinir
los objetivos y metas que quieran lograrse durante un tiempo determinado.
ü Pronosticar.
ü Establecer
una estrategia con sus correspondientes métodos y técnicas a llevar a cabo.
üAccionar
frente a problemas futuros.
2. ORGANIZACIÓN
Después de la planeación el
siguiente paso es distribuir y asignar las diferentes actividades a los grupos
de trabajo que forman la empresa, permitiendo la utilización equitativa de los
recursos para crear una relación entre el personal y el trabajo que debe
ejecutar.
La organización permite conocer lo que debe hacerse para alcanzar una
finalidad planeada, dividiendo y coordinando las actividades y proporcionando
los recursos necesarios.
Algunas de las actividades
más importantes de la organización son:
ü Hacer
una selección detallada de los trabajadores indicados para el opuesto indicado
ü Subdividir
cada tarea en unidades operativa
ü Seleccionar
una autoridad administrativa para cada sector
ü Proporcionar
de materiales y recursos útiles a cada sector
3. DIRECCIÓN
Es el tercer paso a dar,
dentro de ella se lleva a cabo la ejecución de los planes, la comunicación, la
motivación y la supervisión necesaria para alcanzar las metas de la empresa. En
esta etapa es necesaria la presencia de un gerente con la capacidad de tomar
decisiones, instruir, ayudar y dirigir a las diferentes áreas de trabajo.
Cada grupo de trabajo se
rige por normas y medidas que buscan mejorar su funcionamiento, la dirección es
trata de lograr mediante la influencia interpersonal que todos los trabajadores
contribuyan al logro de los objetivos.
La dirección se puede
ejercer a través de:
·
El liderazgo
·
La motivación
·
La comunicación.
Algunas de las actividades
más importantes de la dirección son:
ü Ofrecer
un carácter motivador al personal
ü Recompensar
a cada empleado con el sueldo correspondiente
ü Estar
atento a las necesidades de cada trabajador
ü Mantener
una comunicación estable entre todos los sectores
4. CONTROL
Esta última función tiene el
papel de garantizar que la empresa está encaminada por el rumbo del éxito. Si
bien cada función anteriormente nombrada puede ser realizada al pie de la
letra, eso no garantizará que la entidad se incline hacia un camino económico
positivo.
La principal función del
control es efectuar una medición de los resultados obtenidos, compararlos con
los resultados planeados para buscar una mejora continua. Por ello esta se
considera una labor de seguimiento enfocada a corregir las desviaciones que
puedan presentarse respecto a los objetivos planteados. Luego contrasta lo
planeado y lo conseguido para desatar las acciones correctivas que mantengan el
sistema orientado hacia los objetivos.
Algunas de las actividades
más importantes del control son:
ü Comparar
los resultados obtenidos con los planes previamente hechos
ü Evaluar
y analizar los resultados obtenidos
ü Iniciar
las acciones de corrección correspondientes
ORIGEN
El paradigma del proceso administrativo y de las
áreas funcionales fue desarrollado por Henri Fayol (1916).
Se considera a Henry Fayol
el pionero del proceso administrativo de una empresa, pues es quien impulsa la
llamada administración positiva con un enfoque organizado donde la dirección
adquiere una importancia hasta ese entonces ignorada. Su gran aporte fue
observar y escribir sobre el proceso que iba más allá de las actividades
meramente técnicas como las estudiadas por Taylor.
Es justamente Fayol quien
resalta un proceso ordenado que se repite en cualquier tipo de organización que
busque un fin común; al que llamó el proceso administrativo. Conozcamos en este
artículo el concepto del proceso administrativo y sus principales
características.
¿PARA
QUÉ SIRVE EL PROCESO ADMINISTRATIVO?
El cumplimiento de este proceso es una garantía de, como mínimo, un correcto
funcionamiento.
Aunque
algunas de las decisiones tomadas por la empresa, no sean las idóneas, el
proceso administrativo asegura un análisis de la situación, una planificación y
un control de todas las acciones realizadas. Todo esto nos permitirá trazar un
plan de flujo continuo que volverá a empezar en el momento que se termine. Este
proceso cíclico es lo que hace que la empresa siempre esté en la continua
intención de mejorar y conseguir unos mayores resultados.
Además,
el proceso administrativo nos permite adelantarnos a posibles situaciones a las
que deba enfrentarse la empresa. Es un perfecto aliado de la gestión de riesgos
empresariales, ya que permite a las organizaciones reducir el impacto negativo
que puedan tener.
Como puedes ver, el proceso administrativo de
las organizaciones es fundamental para conseguir unos resultados positivos
CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Existen algunos aspectos y rasgos que definen y
caracterizan el proceso administrativo.
1. Es un proceso
universal
2. Es un proceso
versátil
3. Es un proceso
ordenado
4. Es un proceso
jerárquico
5. En el proceso se
debe sistematizar el conocimiento
IMPORTANCIA
DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
La
importancia del proceso administrativo radica en la previsión de los fenómenos
futuros y el control de los recursos en forma sistemática y ordenada.
Es
imprescindible que las reglas, políticas y/o actividades de cada proceso
administrativo se aplique de forma efectiva y simple, y en línea con los
objetivos de la empresa u organización. Para mantener la eficiencia del sistema
y cumplir con los objetivos definidos, todo proceso administrativo debe evitar
caer en redundancias de información.
