LOS INFORMES
El
informe es un documento escrito que tiene como objetivo comunicar sobre
aspectos o acontecimientos importantes que deban ser reportados a niveles
superiores por parte de niveles inferiores en la jerarquía de una empresa u
organización. Es allí donde radica su principal importancia, ya que mediante él
se comunican esas cuestiones que son de suma importancia y deben ser
notificadas a los niveles superiores para llevar correctamente un control de
todo en su organigrama empresarial.
El
informe refiere a una declaración, escrita u oral, que describe las cualidades,
las características y el contexto de algún hecho. Se trata, pues, de una
elaboración ordenada basada en la observación y el análisis. La finalidad de
elaborar un informe es sumamente variable, aunque siempre presupone la eventual
necesidad de poner en conocimiento de otros algo sucedido.
¿QUE ES UN INFORME?
Es
una herramienta práctica que se utiliza en campos de estudio e
investigación para rendir cuenta detallada de alguna acción, estos no requieren
una presentación tan elaborada pero que si contengan la información suficiente
para que cualquier persona se informe con facilidad sobre el tema.
El
informe es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica o
comercial) con el propósito de comunicar información del nivel más alto en una
organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el
autor (reconocimientos, investigaciones, estudios o trabajos). Además, aporta
los datos necesarios para una completa comprensión del caso, explica los
métodos empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho
tratado.
GENERALIDADES
Los
funcionarios o empleados autorizados se encargan de expedir los informes a
través de un acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
Los
informes se hacen en papel logo, símbolo concorde con las normas internas de la
organización.
Cuando
se envíen informes administrativos por intranet o correo electrónico es
recomendable hacer un documento remisorio.
CARACTERISTICAS DE REDACCION
ü Emplear un solo tema por informe
ü Redactar en forma clara, breve, concreta y exacta.
ü Usar un tratamiento respetuoso y cortés.
ü Escribir de forma impersonal
ü Determinar el orden en que se van a describir las actividades.
ü Seleccionar el lenguaje adecuado y el tono para presentar
los hechos.
UTILIZACION DEL INFORME
ü Aclarar una situación.
ü Informar sobre un hecho, hacer peticiones y solicitudes.
ü Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
ü Recalcar una información, requerimiento o solicitud de
carácter urgente.
ü Rechazar o corregir una situación.
Presentar detalles
cobre un aspecto determinado
CLASES DE INFORMES
Los
informes se clasifican en:
Ø Resumen ejecutivo
Ø Informe corto
Ø Informe extenso
También
existen informes periódicos acorde con la formalidad de la entidad como:
informes comerciales, técnicos, de actividad, entre otros.
RESUMEN EJECUTIVO
Este
informe de usa para:
ü Informar sobre el desarrollo de un evento
ü Dejar evidencia del procedimiento realizado en la
verificación de asuntos administrativos.
ü Reportar eventos excepcionales ocurridos en una reunión.
ü Informar diferentes aspectos sobre visitas
administrativas.
ü Entregar resumen de un proceso de evaluación y
certificación.
ü Hacer un resumen del mal comportamiento de una máquina,
una o varias personas.
EJEMPLO
La
empresa CENDAP LTDA realiza una capacitación con base en normas de competencia
laboral a cargo de dos empleados quienes deben informar cómo se realizó este
evento.
INFORME CORTO
No
es recomendable usar portada sino encabezamiento y en el resumen se encuentran
los siguientes elementos:
Encabezamiento:
ü razón social
ü dependencia
ü código
ü titulo
ü ciudad o municipio de origen
ü fecha de elaboración.
Autoría del informe
Objetivo
Solo
tiene un objetivo que debe ser breve y concreto al expresar el propósito del
informe. En caso de necesitar más de un renglón los demás retornan al margen
izquierdo.
Capitulo(s):
Puede
contener uno o más capítulos que ayudan a organizar y facilitar la comprensión
del texto.
Conclusiones y recomendaciones
(opcional)
Firma.
Rubrica.
Líneas especiales:
ü Anexos
ü Copias
ü Identificación de redactor, transcriptor y otros agentes
que intervienen en la realización del informe.
INFORME EXTENSO
Según
los requerimientos de la entidad se clasifican en periódicos o esporádicos y se
diferencian del informe corto de acuerdo con el número de hojas, a partir de la
página número 11.
Requisitos:
en este tipo de informes se emplean las siguientes márgenes:
Superior: 3cm
y 4cm
Inferior: 2cm
y 3cm
Lateral
izquierdo: 3cm y 4cm
Lateral
derecho: 2cm y 3cm
Encabezado: 2cm
y 3cm.
Estructura
Preliminares:
Son los elementos que anteceden al cuerpo de trabajo, los cuales son:
ü Tapas o pastas (opcional)
ü Guardas (opcional)
ü Cubierta (opcional): contiene los datos suficientes para
que el lector identifique a que informe se refiere. Incluye: razón social, título
y subtitulo, cogido de identificación (se ubica al margen derecho) y otros
elementos como el logo.
ü Portada: contiene los datos de la cubierta y se adiciona
el nombre de dependencia, nombre de los autores, ciudad de origen del informe y
fecha completa.
ü Página de aceptación, de dedicatoria y de agradecimiento
(opcionales).
ü Contenido: contiene los títulos de: capítulos,
subdivisiones principales del cuerpo del informe, material complementario y su
respectivo número de página.
ü Listas especiales (opcional)
ü Glosario: se labora para dar una explicación de siglas,
términos o abreviaturas.
Cuerpo del informe:
constituye la parte central del documento y está conformado por:
ü Introducción
ü Capítulos: se puede dividir en capítulos y éstos a
su vez, en subdivisiones que correspondan al tema completo del informe.
ü Numerales: cuando se requiere numerar capítulos se usan
números arábigos contra el margen izquierdo.
ü Ilustraciones (tablas, cuadros, figuras y otros): se usan
cuando el informe lo requiere y aparecen después de ser mencionadas.
ü Conclusiones y recomendaciones
ü Firmas, nombres y cargos: al igual que los anteriores
informes también se requieren para identificar a los responsables.
ü Rubrica
Material complementario
Ø Líneas especiales:
·
Anexos
·
Copias
Ø Bibliografía
Ø índice
Integrantes:
JEISON STEVEN CHAPID TIMARAN
LISETH VALENTINA MARTINEZ CASTRO
JESUS DAVID DELGADO PEREZ
MARLEN YISETH CAICEDO MINA
HILLARY DANIELA TORRES LASPRILLA
10-6
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
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