viernes, 17 de mayo de 2019

El Proceso Administrativo


EL PROCESO ADMINISTRATIVO



Un proceso administrativo es una serie o una secuencia de actos regidos por un conjunto de reglas, políticas y/o actividades establecidas en una empresa u organización, con la finalidad de potenciar la eficiencia, consistencia y contabilidad de sus recursos humanos, técnicos y materiales.

El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales.

El proceso administrativo existe y es necesario para prevenir situaciones indeseadas en el futuro de la organización y controlar la eficiencia y la eficacia de los recursos. Se compone de 4 funciones elementales: Planeación, Organización, Ejecución y Control. A continuación, explicamos cada etapa del proceso.



ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Las etapas del proceso administrativo son conocidas con las siglas PODC de Planificación, Organización, Dirección y Control. Estas cuatro fases son cíclicas y repetidas por cada objetivo establecido por la empresa u organización. Generalmente, estas etapas son divididas en dos grandes fases:​

Fase mecánica: Planificación ¿Qué se debe hacer? y Organización ¿Cómo se debe hacer? En esta se establece lo que se va a hacer y se dispone una estructura para hacerlo.

Fase dinámica: Dirección ¿Cómo se está haciendo? y Control ¿Cómo se realizó? Se puntualiza el cómo se maneja el organismo que se ha estructurado anteriormente.






1. PLANEACIÓN


Esta función es la primera que debe ejercer el cuerpo administrativo de una empresa. Aquí es donde serán previstos los objetivos y metas que deberá cumplir la empresa y los métodos a llevar a cabo.
Es el primer paso a dar, consiste en saber por anticipado qué se va a hacer, la dirección a seguir, qué se quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién, cuándo y cómo lo va a hacer.

Algunas de las actividades más importantes de la planeación son:


ü Predefinir los objetivos y metas que quieran lograrse durante un tiempo determinado.
ü Pronosticar.
ü Establecer una estrategia con sus correspondientes métodos y técnicas a llevar a cabo.
üAccionar frente a problemas futuros.


2. ORGANIZACIÓN


Después de la planeación el siguiente paso es distribuir y asignar las diferentes actividades a los grupos de trabajo que forman la empresa, permitiendo la utilización equitativa de los recursos para crear una relación entre el personal y el trabajo que debe ejecutar.

La organización permite conocer lo que debe hacerse para alcanzar una finalidad planeada, dividiendo y coordinando las actividades y proporcionando los recursos necesarios.

Algunas de las actividades más importantes de la organización son:


ü  Hacer una selección detallada de los trabajadores indicados para el opuesto indicado
ü  Subdividir cada tarea en unidades operativa
ü  Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector
ü  Proporcionar de materiales y recursos útiles a cada sector


3. DIRECCIÓN


Es el tercer paso a dar, dentro de ella se lleva a cabo la ejecución de los planes, la comunicación, la motivación y la supervisión necesaria para alcanzar las metas de la empresa. En esta etapa es necesaria la presencia de un gerente con la capacidad de tomar decisiones, instruir, ayudar y dirigir a las diferentes áreas de trabajo.

Cada grupo de trabajo se rige por normas y medidas que buscan mejorar su funcionamiento, la dirección es trata de lograr mediante la influencia interpersonal que todos los trabajadores contribuyan al logro de los objetivos.

La dirección se puede ejercer a través de:
·         El liderazgo
·         La motivación
·         La comunicación.

Algunas de las actividades más importantes de la dirección son:

ü  Ofrecer un carácter motivador al personal
ü  Recompensar a cada empleado con el sueldo correspondiente
ü  Estar atento a las necesidades de cada trabajador
ü  Mantener una comunicación estable entre todos los sectores


4. CONTROL


Esta última función tiene el papel de garantizar que la empresa está encaminada por el rumbo del éxito. Si bien cada función anteriormente nombrada puede ser realizada al pie de la letra, eso no garantizará que la entidad se incline hacia un camino económico positivo.

La principal función del control es efectuar una medición de los resultados obtenidos, compararlos con los resultados planeados para buscar una mejora continua. Por ello esta se considera una labor de seguimiento enfocada a corregir las desviaciones que puedan presentarse respecto a los objetivos planteados. Luego contrasta lo planeado y lo conseguido para desatar las acciones correctivas que mantengan el sistema orientado hacia los objetivos.
Algunas de las actividades más importantes del control son:

ü  Comparar los resultados obtenidos con los planes previamente hechos
ü  Evaluar y analizar los resultados obtenidos
ü  Iniciar las acciones de corrección correspondientes


ORIGEN

El paradigma del proceso administrativo y de las áreas funcionales fue desarrollado por Henri Fayol (1916).
Se considera a Henry Fayol el pionero del proceso administrativo de una empresa, pues es quien impulsa la llamada administración positiva con un enfoque organizado donde la dirección adquiere una importancia hasta ese entonces ignorada. Su gran aporte fue observar y escribir sobre el proceso que iba más allá de las actividades meramente técnicas como las estudiadas por Taylor.
Es justamente Fayol quien resalta un proceso ordenado que se repite en cualquier tipo de organización que busque un fin común; al que llamó el proceso administrativo. Conozcamos en este artículo el concepto del proceso administrativo y sus principales características.




¿PARA QUÉ SIRVE EL PROCESO ADMINISTRATIVO?

El cumplimiento de este proceso es una garantía de, como mínimo, un correcto funcionamiento.

Aunque algunas de las decisiones tomadas por la empresa, no sean las idóneas, el proceso administrativo asegura un análisis de la situación, una planificación y un control de todas las acciones realizadas. Todo esto nos permitirá trazar un plan de flujo continuo que volverá a empezar en el momento que se termine. Este proceso cíclico es lo que hace que la empresa siempre esté en la continua intención de mejorar y conseguir unos mayores resultados.

Además, el proceso administrativo nos permite adelantarnos a posibles situaciones a las que deba enfrentarse la empresa. Es un perfecto aliado de la gestión de riesgos empresariales, ya que permite a las organizaciones reducir el impacto negativo que puedan tener.

Como puedes ver, el proceso administrativo de las organizaciones es fundamental para conseguir unos resultados positivos




CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO


Existen algunos aspectos y rasgos que definen y caracterizan el proceso administrativo.


1. Es un proceso universal
2. Es un proceso versátil
3. Es un proceso ordenado
4. Es un proceso jerárquico
5. En el proceso se debe sistematizar el conocimiento


IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

La importancia del proceso administrativo radica en la previsión de los fenómenos futuros y el control de los recursos en forma sistemática y ordenada.
Es imprescindible que las reglas, políticas y/o actividades de cada proceso administrativo se aplique de forma efectiva y simple, y en línea con los objetivos de la empresa u organización. Para mantener la eficiencia del sistema y cumplir con los objetivos definidos, todo proceso administrativo debe evitar caer en redundancias de información.