SEGURIDAD EN LOS ARCHIVOS
¿QUE ES LA SEGURIDAD EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL?
La
seguridad en gestión documental es un factor clave para garantizar la
integridad de la información de las organizaciones y que éstas cumplan con la
legalidad vigente, sin poner en peligro a los usuarios del sistema y el cliente
final.
Cuando
hablamos de seguridad no sólo nos referimos a la seguridad externa, es decir,
al acceso de usuarios ajenos a la organización a nuestro sistema.
Es
igualmente primordial mantener el control y seguridad internamente. Es
importante contar con controles de acceso que permitan establecer de manera
fácil y segura qué usuarios pueden acceder a la información. Y no sólo eso, una
vez que el usuario está dentro del sistema, es importante establecer qué
acciones puede llevar a cabo y dónde. Cuanto mejor definidos estén estos
controles de accesos y privilegios, mayor será el grado de seguridad del que
dispondremos.
IMPORTANCIA
En la era
de las tecnologías de la información nos encontramos ante un hecho evidente,
los activos intelectuales de todo tipo: nóminas, estados financieros,
documentos estratégicos, entre otros, se enfrentan a amenazas de todo tipo
pudiendo caer en manos de la competencia, con el perjuicio que ello conlleva.
Prueba de ellos son las noticias más recientes que dejan claro que la
información confidencial de acceso a cuentas de correo, cuentas bancarias o de
tarjetas de crédito está continuamente expuesta a la posibilidad de que sea
sustraída por ladrones cibernéticos. Es por todo ello, que la seguridad de los documentos
y acceso a sitios seguros en Internet se ha convertido en una de las
principales preocupaciones de los usuarios y empresas.
SEGURIDAD EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL FÍSICA
En cualquier empresa, las medidas de seguridad
de un buen sistema de gestión documental se hacen necesarias, para proteger los
datos e intereses comerciales y así evitar cualquier riesgo de posible
suplantación de identidad, robo o fraude.
En un sistema documental basado en el papel, en
la mayoría de los casos, la seguridad de los documentos está garantizada
mediante su restricción de acceso. Sin embargo mantener todos y cada uno de los
documentos bajo llave, es harto complicado, además de ralentizar posibles
decisiones estratégicas que requieran el acceso inmediato a los mismos, con la
demora que podría conllevar. Es por todo ello que un sistema de seguridad de
estas características no es lo suficientemente ágil ni operativo ya que podría
ralentizar todo el proceso de toma de decisiones en la compañía.
SEGURIDAD EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL
Sin embargo, un sistema de gestión documental
basado en documentos electrónicos, mejorará sensiblemente la seguridad de la
información en la empresa y, en consecuencia, su operatividad a la hora de
trabajar y tomar decisiones. En un sistema documental digital correcto, el
acceso a las carpetas y documentos confidenciales se puede restringir de forma selectiva
a través de medios electrónicos, mediante la clasificación del perfil del
empleado por niveles de permisos, o bien mediante contraseña.
Aún así, un sistema de seguridad basado
únicamente en permisos, tampoco garantiza una seguridad total y completa de los
documentos. Pueden aparecer fallos de seguridad que, en su mayoría, provienen
de los propios empleados, por un mal uso de la información. Por ese motivo, la
formación de los empleados en temas de seguridad es crucial.
REFLEXIÓN
Como
conclusión, es un hecho que la seguridad de la información se ha convertido en
un aspecto clave a tener en cuenta por las empresas y una de las mayores
preocupaciones hoy en día. Clara prueba de ello es que, actualmente, existen
organizaciones – tanto públicas como privadas – centradas exclusivamente en los
temas de seguridad y han publicado directrices para ayudar a las empresas a
hacer frente a los problemas de seguridad.
Y, por
último, un buen sistema de seguridad de documentos, por lo general implantado a
través de un sistema de gestión documental, no sólo protege a la empresa, sino
que también mejora la percepción y confianza de clientes y usuarios en lo que
respecta a la calidad del servicio o el producto que ofrece.
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JEISON STEVEN CHAPID TIMARAN
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